Nous proposons sur notre site web une fonction de chat. Cette fonction de chat vous permet d’interagir avec un chatbot (« Cognigy.AI ») et de communiquer avec un membre de notre personnel par chat en direct (« Userlike »).
Cognigy.AI est un logiciel chatbot de Cognigy GmbH (Speditionstrasse 1, 40221 Düsseldorf, Allemagne). Userlike est un logiciel de chat en direct de Userlike UG (à responsabilité limitée) (Probsteigasse 44-46, 50670 Cologne, Allemagne). Nous avons soigneusement sélectionné ces prestataires, que nous avons mandatés conformément à l’art. 28 RGPD.
À cet effet, nous avons conclu avec Cognigy GmbH et Userlike UG un accord complémentaire concernant la sous-traitance qui définit l’objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable (conformément à l’art. 28, al. 3 RGPD).
Si vous lancez un échange par le biais de la fonction de chat, un ordre est envoyé à Cognigy par l’intermédiaire d’Userlike, ce qui vous permettra d’interagir d’abord avec le chatbot. Dans certains cas, il peut toutefois être nécessaire (par ex. en raison de la complexité de la demande) de vous transférer au service de chat en direct. En cas de transfert au service de chat en direct, vous serez informé, dans une fenêtre de chat actuelle, que vous dialoguez désormais en direct avec un membre de notre personnel. Afin de pouvoir répondre le mieux possible à votre demande, le chat en direct affiche l’intégralité de la communication antérieure avec le chatbot.
Au titre de la fonction de chat, vous pouvez par exemple fournir les indications suivantes à votre propos : prénom, nom, adresse de courrier électronique. En fonction du déroulement de l’entretien (tant avec le chatbot que dans le chat en direct), il se peut que vous transmettiez d’autres données à caractère personnel. La nature de ces données dépend dans une large mesure de votre demande ou du problème que vous avez exposé dans le chat en direct ou auprès du chatbot. En principe, il peut s’agir des données suivantes :
- informations de licence ;
- numéro d’ordre concret ;
- documents tels que des factures ou commandes dans lesquels des données à caractère personnel ont été traitées ;
- informations concernant vos commandes ;
- enregistrements audio et vocaux ;
- photographies.
Vos données sont traitées sur la base de votre consentement et dans le but d'exécuter des mesures contractuelles et/ou précontractuelles (art. 6, al. 1, let. a et b, RGPD).
De plus, WAGO enregistre la date et l’heure des communications par chatbot et par chat en direct (« communications par chat »). Le contenu des communications par chat (« procès-verbal du chat ») est lui aussi enregistré. Pendant le chat en direct, la conseillère ou le conseiller à la clientèle WAGO qui se charge du traitement peut prendre connaissance du fait que, le cas échéant, le nom ou l'adresse courriel saisis correspondent à un numéro de client WAGO.
Au cours de la communication avec le chatbot, vous pouvez consentir à la transmission du déroulement du chat à WAGO pour traitement ultérieur. Une telle transmission peut être judicieuse dans les cas où vous posez une question concrète à laquelle notre chatbot ne peut apporter de réponse et où le transfert au chat en direct n’est pas possible (par ex. parce que vous utilisez la fonction de chat hors de nos heures d’ouverture ou parce qu’aucun collaborateur ou collaboratrice n’est disponible dans l’immédiat). Après la communication avec le chatbot, une conseillère ou un conseiller à la clientèle WAGO peut prendre connaissance du fait que, le cas échéant, le nom ou l'adresse courriel saisis correspondent à un numéro de client WAGO. Dans ces cas, nous traitons également vos données exclusivement conformément à l’art. 6, al. 1, let. a et b, RGPD.
De plus, des informations sur le dispositif que vous utilisez (navigateur web, adresse IP) sont collectées par la fonction de chat. Ces informations sont nécessaires pour que la fonction de chat opère correctement, que sa qualité puisse être surveillée, qu’une réponse puisse être fournie à votre demande et que des statistiques puissent être établies.
Afin de vous permettre d’échanger sous forme de chat en temps réel, Cognigy et Userlike utilisent des cookies qui sont sauvegardés sur votre ordinateur. Vous trouverez de plus amples informations sur le fonctionnement des cookies dans notre directive à ce sujet. L’accès à notre site web entraîne le chargement du widget de chatbot sous forme d’un fichier JavaScript d’Amazon Web Services. Le widget de chat représente techniquement le code source qui est exécuté sur votre ordinateur et qui permet le chat.
Le traitement de toutes ces données sert à vous proposer une possibilité de contact rapide et efficace et donc à améliorer notre service à la clientèle.
De plus, vous pouvez accéder ultérieurement aux communications par chat que vous avez eues. Afin que nous ayons la garantie qu’il s’agit d’un destinataire autorisé, vous devez saisir votre adresse de courrier électronique. Un code de confirmation, dont vous aurez besoin pour consulter les communications par chat, sera envoyé à cette adresse.
Si la fonction de chat n'est pas disponible, vous pouvez nous laisser un message. À cet effet, vous devrez fournir les indications suivantes vous concernant : nom (à savoir prénom et nom), civilité et votre adresse de courrier électronique. Dans ce cas, vos données sont traitées sur la base de votre consentement (art. 6, al. 1, let. a, RGPD).
Veuillez tenir compte du fait que la consultation de vos communications par chat n’est possible que dans les six (6) mois qui suivent ladite communication, car toutes les communications par chat sont automatiquement effacées au terme de ce délai. Nous conservons votre communication par chat six (6) mois afin de vous éviter, selon les circonstances, de devoir répéter tout l’historique de votre demande, d’assurer un contrôle qualité constant de notre fonction de chat et d’être en mesure de garantir la sécurité de nos systèmes informatiques.
Vous pouvez nous faire savoir que vous ne souhaitez pas que votre communication par chat soit enregistrée en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessous. Nous effacerons alors sans délai les chats enregistrés.
Vos données sont transmises à Userlike UG dès que vous ouvrez la fenêtre de la fonction de chat. Elles sont aussi transmises à Cognigy GmbH pour la fonction de chatbot. Lors de la saisie de messages dans la fenêtre de chat, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs de Userlike UG et de Cognigy GmbH et les données que vous y saisissez y sont traitées.
Nous n’avons pas connaissance d’un accès par Userlike ou Cognigy à d’autres données que celles mentionnées précédemment, mais cette éventualité ne peut être totalement exclue.
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données de Userlike UG (à responsabilité limitée) sur : https://www.userlike.com/de/terms#privacy-policy
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données de Cognigy GmbH sur : https://www.cognigy.com/privacy-policy
WhatsApp API et Facebook Messenger
Vous avez en outre la possibilité, avec Userlike, de prendre contact avec nous par WhatsApp et par Facebook Messenger. Vous pouvez le faire en cliquant sur « Ouvrir WhatsApp » ou « Ouvrir Facebook ». Une fenêtre WhatsApp ou Facebook s’ouvre alors dans votre navigateur.
Pour établir le contact avec vous par WhatsApp, nous recourons à la plateforme Messenger Communication de 360dialog GmbH, Torstrasse 61, 10119 Berlin. Nous avons soigneusement sélectionné ce prestataire, que nous avons mandaté conformément à l’art. 28 RGPD.
Si vous nous contactez par le biais du service de messagerie WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlande), nous utilisons votre numéro de téléphone pour communiquer avec vous par WhatsApp.
Nous traitons votre numéro de téléphone afin de vous identifier. Votre surnom (par ex. prénom et nom), votre photo de profil et d’autres informations fournies par WhatsApp sont utilisés à des fins d’illustration.
Vous avez également la possibilité de nous contacter en recourant à Facebook Messenger (le prestataire est Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlande).
À cet effet, nous traitons le surnom (par ex. prénom et nom) que vous avez défini pour votre compte Facebook dans le but de vous identifier. Votre photo de profil et évtl. d’autres informations fournies par Facebook sont utilisées à des fins d’illustration.
Votre communication avec nos services par WhatsApp et par Facebook Messenger est enregistrée sous forme de transcription d’entretien. Cet enregistrement a pour but d'utiliser la communication que nous avons eue pour contextualiser d’éventuels futurs échanges. La transcription comprend également les confirmations de réception et de lecture. Ces informations servent à assurer la bonne réception et à éliminer des contacts inactifs.
Si vous recourez à WhatsApp ou à Facebook Messenger pour prendre contact avec nos services pour une opération concrète (par ex. une commande passée), nous traitons les données conformément à l’art. 6, al. 1, let. b, RGPD dans le but d'exécuter des mesures contractuelles et/ou précontractuelles.
Si vous nous contactez par WhatsApp ou par Facebook Messenger pour une demande d’ordre général, la base légale pour le traitement est l’art. 6, al. 1, let. f, RGPD.
Vos données sont uniquement utilisées à des fins de communication et sont effacées après six [6] mois. Par ailleurs, vous avez la possibilité de vous adresser directement à l’exploitant et de lui demander de supprimer les données en question.
Le responsable du service de messagerie WhatsApp au sens du RGPD est WhatsApp Ireland Limited et l’autorité de contrôle compétente au sens du RGPD est le préposé irlandais à la protection de données.
Le responsable du service de messagerie Facebook Messenger au sens du RGPD est Meta Platforms Ireland Limited et l’autorité de contrôle compétente au sens du RGPD est le préposé irlandais à la protection de données.
Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le cadre de l’utilisation, les exploitants enregistrent des données dans des pays tiers hors de l’UE et les échangent avec d’autres services du prestataire. Nous n’avons aucun pouvoir à ce sujet.
Nous tenons à attirer votre attention sur le fait que, si vous utilisez WhatsApp ou Facebook Messenger, les données que vous saisissez sont enregistrées par WhatsApp ou par Facebook. Vos données sont conservées et traitées conformément aux standards de WhatsApp ou de Facebook.
De plus, WhatsApp et Meta collectent leurs propres données. Pour connaître la finalité et l’étendue de la collecte de données, le traitement ultérieur de vos données, vos droits et les configurations possibles pour protéger votre sphère privée, veuillez lire les informations relatives à la protection des données de l’exploitant concerné.
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données chez WhatsApp Ireland Limited sur : https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy ou directement dans l’application WhatsApp.
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données chez Meta Platforms Ireland Limited sur : https://www.facebook.com/about/privacy/