Um diese Vorgänge dokumentieren zu können, ist Technik und Logik gefragt: So muss beispielsweise das vordere und hintere Nummernschild des leeren Lkw erkannt werden. Anschließend wird der Lastwagen automatisch dem passenden ERP-Auftrag zugeordnet und an die für ihn reservierte Laderampe geführt. Im Verladeterminal wiederum sorgen Kameras an den passenden Stellen der Rampe und auf den Gabelstaplern dafür, dass aussagekräftige Bilder erzeugt werden. Die Kameras und ihre Software identifizieren den Stapler, erkennen, wenn er ein- und ausgefahren ist und speichern dann ein Bild der erfolgten sicheren Beladung.
Die Schnittstelle zum ERP dient jetzt dazu, dass die Fotos im Warenwirtschafts- und Logistikmanagementsystem des Anwenders auffindbar abgelegt werden.
Die Herausforderung für Kamera und Software besteht dabei vor allem in einem Aspekt: Das erzeugte Bild muss aussagekräftig sein. Unzählige Selbstkontrollaspekte durchläuft das Programm dazu im Hintergrund. Für ein verwertbares Bild bei jeglicher Beleuchtungssituation im Lkw muss die Kamera erkennen, dass sie nicht von der Sonne oder einer anderen Lichtquelle geblendet ist oder aufgrund von Temperarturschwankungen ihre Linse nicht beschlägt.
Auch muss die Software so programmiert sein, dass das System den richtigen Moment für die Aufnahme findet. In der Sekunde, in der die Software auf den virtuellen Aufnahmeknopf drückt, darf weder der Stapler im Weg sein noch sich eine erkennbare Person im Bild befinden. In besonders kritischen Anwendungen sorgt das System zudem dafür, dass einzelne Gebinde z.B. über einen Barcode erkannt werden, um die Nachverfolgbarkeit der einzelnen Teillieferungen gewährleisten zu können.